La matrice PPCO è uno strumento per valutare punti forti, criticità e sviluppi futuri. Può essere considerata una variante della matrice SWOT da applicare ad un singolo argomento, sia esso un prodotto, un servizio, un progetto o parte di esso. Alla generazione di idee segue una rapida argomentazione su di esse e un altrettanto rapido piano di sviluppo.

Il metodo si applica con una riunione che può durare da una trentina di minuti a un’ora, quindi può essere usato in una seduta ad esso dedicata oppure all’interno di un corso, di un processo di problem solving creativo o di un brainstorming o di qualsiasi altra riunione in cui si discute di miglioramento della situazione o di innovazione.

Il nome è l’acronimo di Plus, Potenziale, Criticità, Opzioni (plus, potential, craints, options).
Con i plus si cercano i punti forti, le ragioni che rendono l’idea o il prodotto interessanti e validi.
Il potenziale si chiede che cosa si otterrebbe di buono se la cosa venisse concretizzata.
Le criticità indagano sui punti deboli, i limiti, i rischi.
Le opzioni esplorano il modo di superare le criticità e per sviluppare le potenzialità dell’idea.
Si parte quindi con l’ottimismo (vantaggi e potenziale), ci si raffredda con un po’ di sano pessimismo (criticità), ci si proietta in avanti col pragmatismo e la progettualità.

Il metodo può essere applicato anche a livello individuale per problemi personali. Tuttavia esprime la sua validità in combinazione con brainstorming di gruppo. Vediamo lo svolgimento di una seduta-tipo.

La preparazione di una buona domanda di base per dare inizio al processo richiede una decina di minuti. Se si dispone di una lavagna tradizionale o a fogli mobili, si possono tracciare quattro colonne con le lettere P P C O, oppure dividere il campo in quattro quadranti, come si fa per la SWOT.

P – Dopo aver definito il problema, o aver presentato l’idea o il prodotto, si procede con la prima P facendo queste domande: quali sono i vantaggi? quali benefici? è innovativo? è originale? è piacevole? e così via per una decina di minuti. Si annotano le risposte per parole chiave sulla prima colonna.

P – Si passa quindi alla seconda colonna chiedendo al gruppo: se l’idea fosse realizzata con successo, quali sarebbero i benefici? Ci sarebbero ricadute e conseguenze positive? Avrebbe impatto positivo su altre persone o altri settori?

C – Dopo altri dieci minuti si passa alle criticità: che cosa potrebbe funzionare male? con quali rischi? e quali limiti? Si invita il gruppo a tenere presenti le tre colonne per vedere se qualche opportunità contiene rischi o conseguenze spiacevoli.

O – Passando alla quarta colonna, si riprendono le criticità appena rilevate e si chiede di formulare tre proposte per ciascuna col fine di minimizzare o eliminare ciò che non va o che si teme.

Infine si traggono le conclusioni, che non necessariamente possono contenere l’invito di passare all’azione. A volte è meglio prendersi un po’ di tempo per rifletterci su e riesaminare le soluzioni a mente fresca e con un po’ di distacco emotivo. Il metodo infatti non ha lo scopo di far prendere decisioni operative, ma di liberare le idee, le opinioni, le competenze e le sensazioni del gruppo in merito al tema preso in considerazione, prima di arrivare alle decisioni vere e proprie.