Il tabellone di gestione a vista kanban, che viene solitamente usato anche nello scrum, fondamentalmente è strutturato con tre colonne, denominate “to do”, “doing” e “done”. Il prodotto o il componente su cui si sta lavorando viene scritto su un cartellino che si sposta man mano che viene lavorato. All’inizio viene messo nella colonna di sinistra, fra le cose da fare. Quando ci si comincia a lavorare viene spostato nella colonna di centro, fra le cose in lavorazione. Quando è finito va spostato nella colonna di destra, che contiene le cose fatte. Infine quando viene consegnato al cliente viene tolto dal tabellone.

Sembra tutto molto semplice e ovvio. Però è importante stabilire che cosa significa “fatto”, e quando un prodotto o un’azione sono tali da potersi considerare conclusi. Spesso le parole di uso più comune sono usate a sproposito, o con significati diversi da persone diverse.

Come si fa a determinare se una certa cosa è fatta o no? Che cosa si intende per “fatto”, “finito”, “completato”? Basta fare il grosso, o si devono effettuare anche collaudi, verifiche e correzioni di eventuali errori? Se il cliente ha chiesto una modifica ad un prodotto completato e funzionante, e la modifica sta per essere apportata, il prodotto va considerato finito o non ancora?

Quando una cosa è fatta, non ci si deve tornare sopra se non per inviarla a qualcuno, duplicarla, modificarla e migliorarla. Anche se una cosa è tutta fatta, ma manca ancora qualcosa come un indirizzo, qualche dato, una citazione, non è usabile né rilasciabile al cliente, quindi non può considerarsi finita.

Il concetto di done va definito a monte con una lista di requisiti che rispondono a domande di questo tipo: è finita la programmazione? Sono stati stabiliti i criteri di verifica? Sono stati fatti i test? E’ completata la documentazione allegata?
Stabilire con chiarezza quando un prodotto o un servizio può essere considerato fatto evita discussioni e contestazioni e fa risparmiare le spese di rifacimenti e completamenti dopo che il cliente ha espresso qualche lamentela. Non tutti quelli che lavorano ad un progetto hanno la stessa idea di che cosa significhi “fatto”. Gli approssimativi si accontentano che sia fatto il grosso, i perfezionisti non si accontentano mai e non sanno quando fermarsi e lasciare il prodotto al suo destino.
La lista dei requisiti non deve essere troppo lunga e dettagliata. Un buon criterio è cercare di stabilire i requisiti minimi perché il prodotto possa considerarsi finito.

Al di là delle specifiche tecniche agili del kanban e dello scrum, chiarire il concetto di cosa fatta è importante in tutti i campi. Il criterio generale è: si può mettere in mano all’utilizzatore? Si può vendere? Si può consegnare al cliente? Se la risposta è affermativa, la cosa è fatta. Altrimenti è bene provvedere a completare le cose che mancano, anche se sono di poco conto, per poter chiudere la pratica e passare ad altro.