Il project management è una disciplina di organizzazione che struttura un insieme di cose da fare o di obiettivi da raggiungere in un percorso ben distribuito nel tempo che va dall’inizio del progetto fino alla consegna dei risultati finali.

Dopo aver definito lo scopo del progetto e gli obiettivi concreti da raggiungere con le relative scadenze, si procede a individuare le risorse necessarie (persone, tempi, denaro, tecnologie) confrontandole con quelle disponibili.
Se le risorse disponibili non corrispondono alle risorse necessarie, il progetto va ridimensionato e riorganizzato. Per esempio, se disponiamo di poche persone, bisogna allungare i tempi. Se il budget è troppo limitato, bisogna ridimensionare gli obiettivi.
Il project management quindi è l’arte di ottimizzare le risorse disponibili, garantendo risultati il più possibile soddisfacenti per i clienti e gli utilizzatori finali.

Stabilito l’ambito del progetto, si procede a strutturare le cose da fare (PBS e WBS), chi le deve fare (RBS), quando (planning).
Al termine il progetto va chiuso e ne va fatto un report che lo documenti in funzione di manutenzioni e aggiornamenti futuri, oltre ad un documento di lesson learned, ossia di esperienze da riusare in futuro.