Pianificazione a stadi
Il management scientifico dei primi del novecento basava la pianificazione dei tempi sul diagramma di Gantt, che visualizza la successione di azioni nel tempo su un unico tabellone, in modo da valutare a occhio l’avanzamento dei lavori e il rispetto delle scadenze.
Tuttavia nella gestione agile dei progetti il diagramma di Gantt è considerato troppo rigido, specialmente per la gestione dell’intero progetto. La pianificazione a stadi è uno strumento più flessibile ed elastico, in quanto non suddivide i compiti in azioni troppo analitiche come si fa con la WBS, ma li aggrega in stadi di lavorazione che si susseguono dall’inizio alla fine del progetto. Per ogni stadio si stabiliscono le cose da fare e i relativi responsabili, e gli output che devono uscire al termine di ogni stadio con la data di scadenza. Il project manager concorda le scadenze dei vari stadi di avanzamento con i technical manager, i clienti e altri stakeholder, ma alla fine di ogni stadio aggiunge una fascia di tolleranza divisa in tre zone:
- una zona verde in cui allertare il responsabile;
- una zona gialla in cui evidenziare problemi che causano il ritardo e definire in che modo intervenire;
- una zona rossa in cui agire immediatamente per concludere lo stadio e garantire l’uscita dell’output funzionante.
In tal modo il project manager non ha bisogno di seguire tutto lo stadio di avanzamento, ma può limitarsi a controllare solo le scadenze della fascia di tolleranza, che dovrebbe avere una durata tale da garantire il rispetto della scadenza reale, alla fine della zona rossa. Per esempio, la zona verde può andare dai sei ai cinque giorni prima della scadenza, la gialla da quattro a due giorni prima, e la rossa negli ultimi due giorni che precedono la consegna dell’output. Per cui già sei giorni prima il responsabile è messo in allarme, ed ha qualche giorno di tempo per correre ai ripari. Ovviamente i tempi possono allungarsi o ridursi in base alla complessità dello stadio di lavorazione e al tempo a disposizione, ma il principio dei tre livelli di allarme resta valido comunque.
All’interno di ogni stadio i compiti specifici possono essere pianificati con i tradizionali diagrammi di Gantt.
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