Un sistema informativo aziendale è un insieme di dati, procedure, mezzi e persone che gestisce i flussi informativi di un’organizzazione, dagli archivi alle previsioni, dalle relazioni faccia a faccia ai processi informatizzati, dalla comunicazione in presenza a quella a distanza, Il sistema informatico fa da supporto al sistema informativo e comprende sistemi di gestione delle transazioni e sistemi di analisi dei dati.

Il sistema informativo serve a raccogliere i dati, archiviare i dati raccolti, elaborarli per trasformarli in informazioni, fornire le informazioni a tutti coloro che sono interessati a riceverle. Si realizza con attività di gestione delle informazioni, processi organizzativi che regolano le attività informative, strumenti tecnologici per creare, selezionare, modificare e scambiare le informazioni.

E’ come il sistema nervoso dell’organizzazione, e le tecnologie informatiche permettono di elaborare enormi quantità di dati in tempi brevissimi, e quindi di osservare situazioni in evoluzione, prevederne gli sviluppi, prendere decisioni strategiche, velocizzare le operazioni tattiche.

Il sistema informativo comprende un settore non contabile, qualitativo, organizzavo e decisionale, e un settore contabile, quantitativo, gestionale.
Si compone dei seguenti elementi:

• Dati: elementi informativi grezzi ed eterogenei, comprendono parole, numeri, lingue e formati diversi, metadati di vario genere, provenienze diverse interne ed esterne.
• Informazioni: gruppi di dati elaborati per renderli significanti e utilizzabili.
• Persone: addetti a raccogliere e catalogare i dati interessanti, ad elaborare i dati selezionati, a utilizzare le informazioni opportunamente manipolate.
• Strumenti: tecnologie hardware e software che raccolgono, archiviano, elaborano e trasmettono dati e informazioni.
• Procedimenti: insieme di procedure e metodologie per la raccolta e l’elaborazione dei dati.

Il sistema informativo ha lo scopo di fornire informazioni significative e utili nel tempo più breve e col minore consumo di risorse. L’efficacia e la qualità dei prodotti forniti dal sistema informativo si valuta in base a

• selettività: fornire tutte e solo le informazioni che servono;
• tempestività: dare risposte rapide, che tengono conto di archi temporali più o meno ampi, rilevate con una certa frequenza;
• affidabilità: fornire informazioni corrette, verificate, accurate;
• flessibilità: le risposte devono adattarsi ad esigenze che possono mutare nel tempo e in base alle circostanze;
• accettabilità: interfacce utenti intuitive e facili da usare anche da parte di utenti che provengono da altri sistemi informativi.

Il sistema informativo aziendale può essere rappresentato come una piramide formata dai settori organizzativi (marketing, produzione, finanza, commerciale, risorse umane, ecc.) che ogni giorno nelle loro attività e transazioni producono dati gestiti da sistemi ERP e di office automation, e archiviati in data base e cloud aziendali, locali e remoti.

 Siamo al livello operativo, gestito da sistemi OLTP (on line transaction processing) e affidato agli operatori specifici. I flussi di dati passano al livello di analisi, di competenza dei manager, con operazioni ETL (estract, trasform, load) con cui i dati vengono elaborati e archiviati nel data warehouse, da cui, a seconda dei progetti da sviluppare, vengono aggregati data mart e cubi OLAP (on line analysis processing – i cubi sono aggregati per analisi tri- e multidimensionali). Si arriva al livello strategico, di pertinenza del top management, in cui si prendono decisioni in base ad elaborazioni di data mining (DM) e knowledge management (KM), cruscotti aziendali alimentati da programmi di supporto alle decisioni (DSS – EIS), valutazioni bilanciate (BSC, balanced scorecard), strategie di ottimizzazione delle relazioni con i clienti (CRM, marketing relazionale). Questa struttura comprende unità produttive, collaboratori, consulenti, stakeholder interni ed esterni all’organizzazione.