L’enorme massa di informazioni prodotte ogni giorno da singoli cittadini, aziende, enti, richiede sofisticate tecniche di storage (archiviazione) e retrieval (recupero). Un’informazione è valida se viene classificata e conservata in modo da poter essere ritrovata attraverso gli stessi criteri di classifica e archiviazione. Il criterio più semplice e più comune è l’ordine alfabetico o la numerazione progressiva, ma spesso è più utile raggruppare le informazioni per argomento, per data, per autore, e così via.

Il recupero delle informazioni o information retrieval comprende le tecniche utili a gestire documenti, pagine web, cataloghi on line e oggetti multimediali. Oggi alle tecniche provenienti da varie discipline come psicologia cognitiva, filosofia, design, informatica, si aggiungono sistemi di intelligenza artificiale che possono processare velocemente grandi quantità di dati per fare ricerche ancora più mirate e pertinenti ai bisogni del cliente.

Al di là delle tecniche, per ottenere risposte utili bisogna fare domande interessanti. Per poter fare buone domande bisogna analizzare e definire correttamente il problema da affrontare. Fatta la domanda, se non si ottengono le risposte desiderate, si devono fare nuove domande diverse dalle prime. Per esempio, se cerco informazioni sulla pianta della digitale, posso cercare in siti di giardinaggio, oppure di erbe medicinali, di cure alternative, di piante velenose, e così via.