Visual management

Il visual management o gestione a vista è la gestione di processi lean con l’aiuto di strumenti e metodi visivi.

La gestione visiva è una forma di comunicazione utilizzata per fornire un’istantanea delle operazioni di produzione. Risponde alla domanda: ” Come gestire la mia attività con elementi visibili e comprensibili a tutti? “. Permette a tutti di conoscere i propri progressi (anticipo/ritardo) per svolgere il proprio lavoro e rispettare gli standard aziendali, facilitando una rapida reattività in caso di pericoli e un’analisi il più vicino possibile al campo per risolvere i problemi con scambi intorno a risultati semplici, misurabili e sostenibili .

L’obiettivo della gestione visiva è tradurre i processi di officina e gli stati di produzione in panoramiche visive di facile comprensione a colpo d’occhio. Come per il tabellone segnapunti in una gara sportiva fa vedere all’istante chi vince e chi perde, con gli strumenti del visual management, con uno sguardo tutti gli interessati possono comprendere le prestazioni di un’azienda.

La gestione visiva è un concetto di gestione del progetto basato sul potere della percezione visiva. Il suo obiettivo principale è rendere le informazioni più facili da capire e da ricordare per tutti i dipendenti di un’azienda. Offre una visione d’insieme, che porta a una migliore comprensione delle problematiche e promuove la motivazione e il coinvolgimento dei dipendenti.

La gestione visiva ha molti vantaggi:

  • facilita la comunicazione interna e incoraggia i feedback;
  • migliora la leggibilità e la condivisione delle informazioni;
  • incoraggia la collaborazione, l’interattività e la condivisione;
  • aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e la gestione partecipativa, rendendo più efficienti i processi produttivi e più sicuri i flussi di lavoro;
  • stimola la creatività e facilita il processo decisionale;
  • evidenzia le informazioni importanti e la rilevazione di eventuali discrepanze tra gli obiettivi prefissati e i risultati reali;
  • permette di valutare in tempo reale il proprio piano d’azione;
  • fornisce un ambiente di lavoro ordinato, trasparente, dinamico, aggiornato e semplificato, riducendo gli sprechi, e uno stoccaggio di magazzino che corrisponde alle richieste di produzione.

Per realizzare un progetto di gestione a vista per prima cosa si castituisce un team di lavoro multidisciplinare, perché le diverse competenze arricchiscono lo scambio di idee ed esperienze. Poi si definisce il progetto con queste domande:

  • Qual è lo scopo del progetto?
  • Quali sono gli elementi da comunicare?
  • A chi sono destinati?
  • Dove devono essere visualizzati?
  • Qual è il budget a disopsizione?
  • Quali sono le azioni da attuare?

In funzione dei risultati da ottenere si scelgono gli strumenti di visualizzazione esaminando quelli già disponibili in azienda e integrandoli con nuovi strumenti. Il loro scopo e di determinare l’aspetto visivo per rendere più facile la trasmissione delle informazioni per uniformare la visualizzazione dei progetti nell’area di lavoro. Si deve verificare che gli strumenti visivi effettivamente funzionino. 

Gli strumenti da usare sono lavagne con pennarelli, tabelle con post it, lavagne digitali, digital signage (poster dinamici nei luoghi di lavoro e di passaggio), dashboard (tabelloni con schede e cruscotti digitali), diagrammi e mappe mentali, indicatori di performance (i più utilizzati sono SQCDM o SQCDP ) con diagrammi di Pareto e action plan su lavagne o totem multifacciali, pannelli sospesi per differenziare le isole di produzione, sequenziatori kanban e schede FIFO (first in first out – flussi ordinati di lavorazione), VSM (value stream mapping = mappa del flusso di valore), Fever chart – monitoraggio visivo ispirato alle curve di temperatura ospedaliere, e i metodi delle 5 esse e dei 7 muda.

La gestione a vista deve realizzare una trasmissione di informazioni leggibile per colori e formattazione dei testi, e capace di rassicurare il destinatario, servendosi di strumenti e metodi per fare i controlli visivi. Eccone alcuni fra i più usati.

Codice colore
La forma più semplice di controlli visivi è la codifica a colori, in cui i colori sono usati per comunicare all’istante lo stato di lavorazione e altre informazioni relative a processi e prodotti, in modo che i dipendenti capiscano facilmente che cosa fare. Gli standard di codifica a colori sul posto di lavoro danno uno stile uniforme a tutta l’azienda. La codifica a colori può essere applicata a tutti i reparti, dai pannelli per gli strumenti alle marcature sui pavimenti, ai faldoni dei documenti d’ufficio, alle bacheche informative e di controllo dei processi produttivi.

Andon
Il segnalatore Andon è un sistema di segnaletica luminosa che segnala se un processo produttivo funziona regolarmente o ha qualche intoppo, un po’ come un semaforo. Grazie ad esso il lavoratore può interrompere il processo e risolvere il problema senza altri inconvenienti, e un quadro di controllo generale fa vedere se tutti i processi stanno funzionando o se ce n’è qualcuno fermo.

Tabelle procedurali
Le tabelle con procedure e standard di lavorazione sul posto di lavoro mostrano la sequenza corretta delle procedure, i tempi necessari, gli standard qualitativi dell’output.

Segnaletica
Marcatura segnaletica di percorsi, flussi produttivi e posti di lavoro, linee sui pavimenti con codice colore.

Tabellone kanban
Un tabellone con schede di lavorazione colorate in ogni reparto permette di cogliere lo stato dei lavori e le cose che devono ancora esser fatte.

Controlli visivi di qualità
I controlli di qualità a vista permettono di scartare subito i pezzi difettosi.