Probabilmente la frase più detta negli uffici e nelle aziende è “questa cosa è urgente!”. De Crescenzo aveva un cassetto per le pratiche urgenti: appena gliene arrivava una, la chiudeva nel cassetto e aspettava che arrivasse la prossima, altrettanto urgente, e altrettanto riposta nel cassetto dell’oblio.

Ci sono urgenze vere e false. Se un corto circuito innesca un principio d’incendio, è urgente provvedere a isolare il circuito e a spegnere le fiamme. Se ti chiedono di fare urgentemente qualcosa e non ti dicono perché, nella maggior parte dei casi si tratta di una falsa urgenza, di qualcosa che non è stato ben pianificato e di cui all’improvviso si constata la mancanza nel progetto generale. Per smascherare le false urgenze basta chiedere al committente di sostituire “urgenza” con “scadenza”, perché la prima è astratta e vaga, e non impegna ad un termine di consegna (spesso si usa la frase ridicola “mi serve per ieri”). La scadenza invece concretizza se il lavoro va consegnato fra un’ora, entro domani o a fine settimana. Le scadenze devono essere ragionevoli e tecnicamente possibili in base alle risorse disponibili. Altrimenti vanno negoziate, arrivando ad un punto di equilibrio fra le esigenze del progetto e le capacità e disponibilità di chi deve svolgere il compito. Naturalmente la scadenza negoziata va rispettata senza possibilità di deroga.

Un altro criterio per fronteggiare l’urgenza è combinarla con l’importanza di ciò che dobbiamo fare. E’ ciò che faceva Dwight Eisenhower sul suo tavolo di lavoro: metteva in alto a destra le pratiche urgenti e importanti, in basso a sinistra quelle né urgenti né importanti. Da questa sua pratica è derivata la cosiddetta “matrice di Eisenhower” che dispone il livello di urgenza sull’asse orizzontale e il livello di importanza su quello verticale, in modo da ottenere i quattro quadranti della crisi (urgente e importante), della qualità (importante e non urgente perché ben pianificato), dell’inganno (urgente anche se non importante), dello spreco (né urgente né importante). La matrice è molto utile per capire quanto vale ciò che stiamo facendo, quanto tempo ci prende, che cosa realmente produciamo, che cosa dobbiamo fare noi e che cosa è meglio delegare ad altri.