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Definire e comunicare il problema

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Definizione

Comunicazione 

Leader e collaboratori 

Definire bene un problema è in gran parte averlo risolto (Benedetto Croce).

Croce era bravissimo a non considerare problemi quelli che non sapeva risolvere (Umberto Eco).

Prima di aver risolto un problema è difficile definirlo bene (E. De Bono).

Definizione del problema

Finalmente è giunto il momento in cui il problema può essere definito e formulato con chiarezza.

Dal materiale raccolto vanno estratte le parole chiave. Da queste parole si arriva all'enunciazione del problema.

Il problema può essere definito secondo questo schema:

Dato che (disagio iniziale) e tenendo conto che (condizioni), come fare per (problem setting) ottenere (soluzioni attese)?

Comunicazione del problema

Tutto il setting del problema si basa sulla comunicazione. Il leader e i collaboratori devono comunicare costantemente fra di loro per attivare i metodi e le tecniche. Ma devono comunicare anche con il resto dell'organizzazione per ottenere dati e informazioni utili.

Una volta definito e formulato, il problema va comunicato all'interno dell'organizzazione, e se è il caso anche all'esterno. 

La frase "questo è un problema tuo, non mio" significa che io non sono disposto a interessarmi di del problema che mi proponi. 

Il problema quindi va "venduto" per ottenere consenso intorno all'opportunità di risolverlo. E anche per ottenere decisioni e finanziamenti.

Per comunicare con più efficacia il problema si può ricorrere all'analogia. Catone in senato estrasse dalla toga alcuni fichi freschi che venivano da Cartagine. Con questo voleva dire che Cartagine era talmente vicina da rappresentare una seria minaccia per Roma.

Un modo per comunicare il problema al di fuori del cerchio degli addetti ai lavori in senso stretto è il principio del RIMB (Raccontalo In Modo Banale), di cui parla la scrittrice di thriller Kathy Reichs. E' il modo di parlare del proprio progetto che si usa per le raccolte di fondi, i party, le riunioni inaugurali, i consigli di amministrazione, dove si semplifica tutto al massimo, evitando tecnicismi e approfondimenti.

Leader e collaboratori nel problem setting

Il leader ha la funzione di coagulare intorno a sè le criticità (come un magnete o un parafulmine). I collaboratori devono essere impegnati in modo creativo, con spirito di team. Devono essere sensibilizzati ai vantaggi che deriverebbero dalla soluzione del problema e alle conseguenze negative che si verificherebbero se il problema non venisse risolto. 

Il leader con i collaboratori, e i collaboratori fra di loro, devono curare molto la comunicazione, che avviene con incontri diretti e telefonate, ma ormai più spesso con le nuove tecnologie della intranet, ivi compresa l'e-mail, gli spazi di incontri virtuali e la teleconferenza. 

Se il problema si trova in una fase riservata di studio va posto in uno spazio intranet accessibile solo al gruppo di lavoro che si occupa del problema. Quando è il momento di comunicare il problema a tutta l'azienda dallo spazio chiuso lo si sposta negli spazi comuni dell'intranet e se necessario anche dell'extranet.

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